Com a transformação digital e o aumento da mobilidade na operação das empresas, a audioconferência vem ganhando cada vez mais relevância para garantir competitividade no mercado. Mas não basta programar suas reuniões remotas, só é possível tirar vantagem da solução se houver produtividade, foco e qualidade para todos os participantes.
E essas características estão ligadas a um bom serviço e a uma boa preparação. Neste artigo, nós listamos 6 dicas para que suas reuniões sejam perfeitas. Acompanhe!
1. Aprimore a conexão
Vamos começar com uma dica óbvia, mas importante. Nada é mais prejudicial para a produtividade e para os resultados de uma reunião em audioconferência do que problemas com quedas na ligação, áudio truncado ou atraso na voz dos participantes. Quanto maior o número de pessoas envolvidas, mais caótico esse cenário se torna.
É por isso que buscar uma conexão rápida, estável e disponível 24 horas por dia é essencial para o sucesso de reuniões por conferência. Essa é uma atitude que você precisa tomar em dois pontos da estrutura:
- de um lado, é preciso investir em conexões de alta performance que entreguem a banda necessária para lidar com a ligação entre muitas pessoas sem engasgar;
- de outro, é preciso que o software, ferramenta ou serviço utilizado consiga transformar essa velocidade de conexão em uma chamada limpa e sem interrupções.
2. Invista em infraestrutura
Não é só uma boa conexão de internet que garante a audioconferência perfeita. Principalmente em grandes empresas, é preciso que a infraestrutura de rede interna lide bem com a demanda necessária. Muitas vezes, o gargalo está da porta para dentro — e bastam alguns investimentos para garantir a melhor qualidade de áudio possível.
Costumamos pensar em infraestrutura empresarial apenas como servidores e data centers, mas existem outras variáveis nesse caso. A qualidade de microfones, headsets e computadores utilizados fazem muita diferença no desempenho geral da audioconferência. Muitos gestores tratam o assunto como gastos supérfluos, mas ignoram o quanto equipamentos de ponta podem influenciar na produtividade — tanto nas atividades e processos empresariais quanto em uma conversa limpa e contínua em uma reunião por áudio.
Outro exemplo de investimento em infraestrutura são os aplicativos e aparelhos mobile. A mobilidade nas conferências é a verdadeira revolução em produtividade para empresas que dependem de reuniões estratégicas e de alinhamento. Mas essa vantagem competitiva só pode ser alcançada com o investimento em um bom serviço e um bom hardware.
3. Elimine ruídos do ambiente
Agora que falamos sobre o que suporta uma audioconferência de qualidade, é hora de entrar de vez no processo. Uma conexão incrível e bons equipamentos não vão adiantar de nada se o ambiente onde você está não contribui para a qualidade da conversa.
Dois problemas são mais comuns nesse caso: os ruídos e a estática. No caso de ruídos de ambiente, tente se programar para realizar conferências em um ambiente mais silencioso, de preferência privado e sem grande movimentação de pessoas. Analise também se existem aparelhos barulhentos por perto, como ar-condicionado, aspirador de pó, ou se é preciso fechar a janela para abafar o ruído de trânsito.
A estática, por outro lado, é um problema ligado ao aparelho que você utiliza — geralmente telefones celulares com microfones ruins ou headsets de baixa qualidade. Quando isso ocorrer, tente encerrar e retomar a ligação, ou use aplicativos que reduzam o ruído.
E claro, exija o mesmo cuidado de todos os participantes da audioconferência. Pode parecer pouca coisa, mas esse tipo de atitude evita que pessoas não se entendam, precisem repetir sempre o que estão falando e causem mal-entendidos durante a conversa.
4. Faça testes antes de começar a audioconferência
Claro que você não vai se preocupar com todos esses cuidados quando a audioconferência já estiver acontecendo — o ideal é que ela seja focada na pauta do início ao fim. Quantas vezes você já esteve em uma reunião em que metade do tempo foi gasto para resolver problemas técnicos?
Por isso, o ideal é reservar quinze minutos antes da reunião para testar a conexão, a estrutura e, se possível, todos os dispositivos que serão adicionados à chamada.
Veja se o ruído está excessivo, se o volume do viva-voz é suficiente para que todos os presentes possam ouvir e verifique o atraso entre saída e entrada do áudio, para garantir que não haja confusão entre os participantes. Se não tiver tempo para resolver alguns desses problemas, você ainda pode ajustar a pauta ou até a dinâmica da conferência para minimizar a queda de produtividade.
5. Invista em serviços de gravação e transcrição
Um sinal claro de que uma audioconferência foi desorganizada é quando muitos participantes saem da reunião sem uma visão clara dos resultados ou do que precisam fazer em seguida. Além de uma pauta objetiva — e de disciplina durante as discussões —, você pode precisar de outras ferramentas, para que as decisões tomadas tenham o efeito desejado.
Um exemplo muito útil — e que está incluído em bons serviços e ferramentas especializadas — é a capacidade de gravar e transcrever automaticamente o que foi discutido no encontro. Dessa forma, as informações ficam disponíveis para todos os participantes que precisem recordar algum ponto levantado em específico ou repassar a opinião de outra pessoa envolvida.
A transcrição é especialmente produtiva porque permite o acesso aos dados levantados durante a reunião de forma muito mais rápida, com uma busca simples por palavras-chave. Mas tome cuidado na hora de buscar um serviço do tipo. Se o algoritmo de transcrição não for bom o suficiente, ele pode interpretar palavras erradas e produzir um texto completamente sem sentido, inútil para o seu propósito.
6. Busque soluções completas para audioconferência
Por falar em escolher boas ferramentas, todas essas dicas convergem para um ponto principal: uma audioconferência produtiva e de qualidade depende muito das soluções tecnológicas que você escolhe.
Um bom serviço garante uma conexão robusta, tira melhor proveito da sua infraestrutura, possuí opções especializadas para redução de ruídos e estática e oferece gravação e transcrição de qualidade.
Além disso, contratar uma solução completa é uma forma de garantir um suporte eficiente, diminuindo o tempo necessário para testes e aumentando a produtividade de cada reunião. O seu tempo de conferência será usado para discutir estratégias, inovações e oportunidades de mercado.
Se é isso que você precisa para a sua empresa, que tal então conhecer a solução da Wittel? Nós temos a melhor e mais completa solução de audioconferência, pronta para potencializar o seu negócio!
